クラウドとオンプレミス（パッケージ）の違いは？

人事評価システムはクラウドとオンプレミスに分類できます。それぞれ異なる特徴がある両者について、違いについてを解説しています。

クラウドとオンプレミスの
違い

人事評価システムだけではなく、様々なシステムにおいてクラウドタイプとオンプレミスがあります。クラウドタイプとは、ネットワーク上にシステムを用意することから、インターネット環境があればどこからでも接続可能です。例えば自社ではデスクで、外出先からはスマホでアクセスすることも可能です。一方、オンプレミスは固定式です。自社にサーバーを設置し、自社にてシステムを構築します。そのため、設置したサーバーのネットワークの範囲内でのみ使用できます。

クラウドタイプの人事評価システムのメリット

ゼロからの構築が不要でスタートが早い

クラウドベースの人事評価システムを利用することで、企業は自前でシステムを一から設計・開発する必要がありません。クラウドベンダーが提供する標準化されたシステムやテンプレートを利用できるため、時間とコストの削減が可能です。また、標準かつ推奨される設計が施されているため、システムの信頼性やセキュリティも高い水準で確保されています。

手間を減らし、シンプルに運用

クラウドサービスは、セットアップやメンテナンスが簡単で、技術的な知識を多く持っていない人でも操作しやすいように設計されています。更新やバージョンアップも自動で行われる場合が多く、利用者側での複雑な設定やトラブルシューティングを行う必要がありません。

初期コストを抑えた手軽な導入

クラウドベースのシステムは、初期投資が少なく、月額や年額のサブスクリプション料金で利用できることが多いです。オンプレミス（自社サーバーでの運用）の場合、サーバーやネットワーク機器、ソフトウェアライセンスなどの初期コストが高額になることが一般的ですが、クラウドではこれらのコストが削減されます。

デバイスを選ばない柔軟なアクセス

クラウドベースのシステムは、PC、スマートフォン、タブレットなどの複数のデバイスからアクセスすることができます。そのためオフィス外でも評価データの確認や更新ができ、リモートワークや出張先でも柔軟に業務を進めることができます。リアルタイムでのデータ共有や閲覧ができるため、チーム全体のコミュニケーションや意思決定も迅速化します。

サーバーの拡張が容易

クラウドサービスは、使用状況に応じてリソースを簡単に拡張・縮小できる柔軟性が特徴です。例えば、企業が成長して利用ユーザーが増えたり、処理するデータ量が増加した場合でも、クラウド上でサーバーのリソースを容易に増強することができ、システムがパフォーマンス低下を起こすリスクを最小限に抑えます。

災害時も安心のデータ保護

クラウドサービスは通常、複数のデータセンターでデータがバックアップされ、冗長性が確保されています。地震や火災などの災害が発生した場合でも、データの損失やシステムダウンのリスクが低く、ビジネスの継続性を確保しやすくなります。

トラブル対応は専門家におまかせ

クラウドサービスの提供者は、システムの監視やトラブルシューティングを含めたサポートを提供します。そのため企業側はシステム管理やメンテナンスにかかる人的リソースを削減でき、専門知識が必要な場合でもベンダーに任せられるため、企業内のITチームの負担を軽減することができます。

クラウドタイプの人事評価システムのデメリット

クラウドベースの人事評価システムには多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットも考えられます。以下に主なデメリットを挙げて解説します。

データセキュリティとプライバシーの懸念

クラウドにデータを預けることで企業の重要な人事情報が外部に保管されることになり、データのセキュリティやプライバシーが脅かされるリスクが高まります。特に、データの保管場所が海外の場合、現地の法規制が影響する可能性もあるため、慎重な判断が必要です。

カスタマイズの制約

クラウドベースのシステムは、標準化された機能が提供されるため、自社特有の業務プロセスに合わせたカスタマイズが難しい場合があります。必要な機能やレイアウトが提供されていない場合、使い勝手が悪くなることも考えられます。

サービス停止のリスク

クラウドサービスはインターネット経由で利用するため、ベンダー側でシステム障害が発生した場合やインターネット接続が不安定な場合、サービスが利用できなくなるリスクがあります。また、クラウドベンダーが提供を終了したり、サービスの条件を変更したりするリスクも考慮する必要があります。

データ移行やベンダーロックインの問題

クラウドシステムに移行する際に必要となる、新システムへのデータ移行ですが、これには手間やコストがかかります。また、一度クラウドベースのサービスに依存すると、他のベンダーに切り替える際にデータ移行やシステムの再構築が困難になるベンダーロックインのリスクがあります。

法規制やコンプライアンスの課題

クラウドサービスを利用する際には、データの保存先や管理方法が法規制に適合しているかを確認しましょう。特に、個人情報保護法やGDPRなどの規制に対応しているかどうかは重要なポイントで、適切に対応していない場合コンプライアンスの問題が発生する可能性があります。

オンプレミスタイプの
メリット

オンプレミスタイプは、自社にてシステムを構築することから、自社オリジナルのシステムを作成可能です。クラウドタイプで提供されている人事評価システムは、必ずしも自社にマッチするとは限りませんが、オンプレミスタイプであれば自社の理想通りのシステムが構築可能です。ただし、作成するための技術力や、メンテナンス、セキュリティなどすべて自社で行う必要があります。

クラウドタイプとオンプレミスタイプの違いについての
まとめ

人事評価システムはクラウドタイプとオンプレミスタイプが用意されています。優劣ではなく、特徴が異なることから、自社がどちらの環境を求めているのかを踏まえ、どちらを導入した方が良いのかを考えましょう。TOPページでは人事担当者・経営層どちらにも嬉しい中小企業クラウド版の人事評価システム3選を紹介していますので、是非チェックしてみてください。

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